Bezproblemowa i sprawna komunikacja pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacji to bezsprzecznie jeden z najważniejszych warunków do spełnienia na drodze do zwiększania wydajności firmy. Odnosi się to zarówno do dużych firm, posiadających rozsiane po całym świecie oddziały lub firmy posiadające oddziały w całej Polsce, oraz do firm małych, ograniczających swoje działania marketingowe i sprzedażowe do miasta, w którym się znajduje. Dotyczy to też zespołów kilku lub kilkunasto-osobowych. Aby komunikacja ta przebiegała w sposób zadowalający należy wcześniej przygotować narzędzia umożliwiające podnoszenie wydajności pracy, lub skracanie czasu poszczególnych zajęć. Jednym z tych narzędzi, które spełnia oba te warunki oraz ponadto daje jeszcze więcej, jest intranet. Czy warto inwestować w założenie intranetu w swojej firmie? Jakie korzyści niesie ze sobą intranet?
Kilka faktów – intranet to system komunikacji wewnątrz konkretnej organizacji, działający na zasadzie internetu, lecz z ograniczonym dostępem, przeważnie przeznaczonego wyłącznie dla pracowników danej firmy. Intranet daje dostęp do całej niezbędnej dokumentacji pracownikom którzy mogą z nich korzystać, bez konieczności zwracania się do innych osób z prośbą o ich udostępnienie. Wszystkie najnowsze wiadomości, polecenia, dyrektywy, dokumenty czy nowości są przesyłane na serwer do którego dostęp ma każdy upoważniony użytkownik, czyli pracownik firmy. Intranet to również poczta działająca na takiej samej zasadzie, jak osobista skrzynka pocztowa – łatwiej dzięki temu przesyłać wiadomości do współpracowników poprzez ten system, aniżeli osobiście delegować ludzi podległych do przekazywania wiadomości osobiście. Dostęp do informacji znajdujących się na serwerze może być dostępny wyłącznie z komputerów znajdujących się na terenie samej firmy, lub, przy bardziej skomplikowanych systemach zabezpieczeń, poprzez sieć z dowolnego komputera z dostępem do internetu. Jak wynika z danych uzyskanych poprzez badania autorstwa Contium, przeprowadzonego przez Pentor, z Intranetu w Polsce, firmy korzystają już od dawna. Właściciele firm przy podejmowaniu decyzji o wdrożeniu intranetu, liczyli na usprawnienie komunikacji wewnętrznej (44,9%), usprawnienie sposobów gromadzenia i dostępu do wiedzy (21,8%) i usprawnienie obiegu dokumentów (10,3%).
Jakie z tego wynikają korzyści? Wdrożenie technologii intranetu nie wymaga dużych nakładów finansowych. W parze z tą technologią powinna iść natomiast zmiana podejścia pracowników, uzyskana poprzez treningi i szkolenia – po co nam bowiem technologia będąca świetnym narzędziem usprawniającym komunikację jeżeli pracownicy nie potrafią, lub nie chcą z niego korzystać. Dlatego też, ważne jest uświadamianie pracowników, że korzystanie z intranetu pozwoli zaoszczędzić czas i wysiłek który wkładali w pracę. Dzięki temu zaoszczędzony czas można spożytkować na ważniejsze zadania, nadrabianie zaległości czy planowanie kolejnych działań. Umiejętne korzystanie z udostępnionej technologii będzie się przekładać na uzyskanie lepszych wyników w globalnej pracy firmy – szybciej i precyzyjniej wykonane projekty, mniejsze zamieszanie związane z używaniem tradycyjnych form przekazywania dokumentów do innych działów firmy (np. segregatory), dokładniejsze przekazywanie wiadomości oraz lepsza archiwizacja plików, umożliwiająca kontrolowanie katalogów firmy.
Szybki i bezproblemowy dostęp do bazy danych dostępnych za pośrednictwem intranetu dostarcza kolejnych plusów. Pracownik może bowiem sam doskonalić swoje umiejętności dzięki materiałom gromadzonym na serwerze. Ich tematyka może być różna – e-booki o doskonaleniu swoich umiejętności, praktyczne poradniki, kopie wzorów dokumentów, umów, referencji, prezentacji szkoleniowych, to wszystko daje ciekawemu i ambitnemu pracownikowi materiał , który może uczynić go bardziej świadomym wykonywanej przez siebie pracy w kontekście pracy zespołowej. Wiedza ta jest bezcenna, a pracownik świadomy swoich obowiązków wykona je o wiele lepiej aniżeli gdyby był zdezorientowany brakiem wyraźnych dyrektyw. Szybsza i sprawniejsza komunikacja pomiędzy pracownikami przekłada się na jakość wykonywanej przez nich pracy. Dzięki temu, nasza firma, niezależnie od jej wielkości, staje się bardziej konkurencyjna w stosunku do pozostałych firm na rynku działających w tym samym sektorze.
Aby zobrazować funkcjonowanie intranetu, posłużę się przykładowymi modułami które występują w jego systemie. Można za jego pośrednictwem prowadzić bazę danych klientów, gromadząc informacje ich dotyczące, podzielone na wcześniej wyszczególnione kategorie. W skład tej bazy danych może również wchodzić skompletowana lista ofert, dokumentów czy oferowanych przez nas produktów. Intranet to również doskonałe narzędzie do gromadzenia i udostępniania pracownikom informacji bezpośrednio ich dotyczących – mogą to być informacje o urlopach, obecnych i nowych pracownikach, o ścieżce kariery, spotkaniach lub wyjazdach firmowych. Informacje integrujące pracowników i ułatwiające funkcjonowanie w życiu firmy zwiększają poczucie przynależności do danego miejsca pracy. Pomagają w tym również fora dyskusyjne, które pracownicy mogą zakładać. Na jego łamach mogą wymieniać się pożytecznymi z punktu widzenia pracy informacjami, wstawiać ciekawe linki prowadzące do ważnych ich zdaniem artykułów czy stron poświęconych tematycznie zagadnieniom dotyczących wykonywanej pracy. Na serwerze można też umieszczać gotowe formularze, akty prawne, i inne tym podobne. Zaimplementować można ponadto system wyszukiwania, który będzie ułatwiał nawigowanie pośród plików w archiwum, oraz program stale aktualizujący o najnowsze dokumenty. Jak więc widać, intranet pozwala na zastosowanie szerokiej gamy komponentów usprawniających różne aspekty pracy w firmie, ułatwiając komunikację pomiędzy pracownikami, i wzbogacając ją o nowe możliwości.
Zakładając system intranetu we własnej firmie powinniśmy być świadomi swoich własnych potrzeb i naszych oczekiwań jakie mamy względem nowej technologii. Według osób zajmujących się wdrożeniem intranetu w struktury istniejących firm, najlepszym rozwiązaniem jest implementowanie poszczególnych części zaczynając od tych najważniejszych i dopiero z czasem aktualizowanie o nowe elementy. Zbyt skomplikowany system może bowiem spotkać się z odrzuceniem przez pracowników, pomimo oczywistych zalet jakie niesie ze sobą ta technologia. Dlatego też stopniowe modernizowanie systemu komunikacji i pracy powinno być uzależnione od warunków, w jakim owy system będzie funkcjonować.
Wasze ostatnie komentarze