Polacy, jak wskazują statystyki, to jeden z najdłużej pracujących narodów w Europie. W pracy spędzamy więc wiele godzin lecz to niekoniecznie przekłada się na zyski pracowników i pracodawców. Dzieję się tak głównie dlatego, że nie umiemy efektywnie pożytkować czasu naszej pracy. Jak to zmienić?
Umiejętność zarządzania czasem
Zarządzanie czasem to umiejętność polegająca na osiąganiu zamierzonego celu, np. wykonania konkretnego zadania, czy zrealizowania długofalowej strategii w optymalnym, przeznaczonym na to czasie. Pracodawcy pragną, by ten czas był możliwie jak najkrótszy dlatego często dokładają pracownikom nowych zadań. Rozsądni jednak wiedzą, że efektywna praca to taka, która pozostawia czas także na odpoczynek i regenerację.
X sposobów zarządzania czasem
Do najpopularniejszych strategii zarządzania czasem należą:
- Metoda ABC,
- Matryca priorytetów,
- Metoda Pomodoro,
- Metoda Alpen,
- Zasada Trzos,
- organizacja dnia,
- stosowanie właściwych przerw,
- delegowanie zadań,
- Metoda rezerw czasowych,
- wyznaczanie priorytetów.
Pięć z ostatnich na liście technik zarządzania czasem można zaliczyć do metod klasycznych, a więc w teorii znanych większości pracowników i pracodawców. Organizacja dnia powinna być skupiona wokół realizacji zadań pilnych, tzw. celów bieżących, bez jednoczesnego pomijania celów długoterminowych. Dobrze, by pracodawca czy manager delegując zadania określił od razu, które muszą być wykonane od razu.
Metoda ABC
Metoda ABC to dokładnie opracowana technika wyznaczania priorytetów, oparta na regule Pareto. Zgodnie z nią przed rozpoczęciem realizacji zadań należy podzielić je wszystkie na trzy grupy priorytetów, oznaczane kolejnymi literami alfabetu. Ich realizacja powinna przypaść na konkretne momenty dnia, tygodnia czy miesiąca.
Matryca Priorytetów
Ta metoda znana jest dzięki postaci amerykańskiego generała, który słynął z doskonałego planowania każdej z wykonywanych przez siebie aktywności. Generał Eisenhower dzielił obowiązki na cztery grupy, zgodnie z kryterium ich ważności i pilności i w oparciu o tę kolejność je realizował
- zadania pilne i ważne,
- zadania ważne ale niepilne,
- zadania pilne ale nieważne
- zadania niepilne i nieważne.
Metoda Pomodoro
Nazwa powyższej techniki pochodzi od narzędzia do odmierzania czasu, którym posługiwał się Włoch Francesco Cirillo – twórca metody. Człowiek ten zalecał, by podzielić swój czas pracy na 25 minutowe odcinki, podczas których podejmiemy się realizacji wyłącznie jednej aktywności, starając się ją ukończyć. Po każdym etapie winna nastąpić krótka przerwa, a po czterech zadaniach dłuższa chwila odpoczynku.
Metoda Alpen
Metoda Alpen, podobnie jak wcześniejsze z wymienionych, rozpoczyna się od wyznaczenia listy zadań do wykonania i zaplanowaniu czasu potrzebnego na realizację każdego z nich. Tym, co ją wyróżnia jest wykorzystanie reguły 60:40, zgodnie z którą planując czas potrzebny do realizacji konkretnego zadania winniśmy pozostawić jego 40% na czynności nieplanowane oraz na aktywność twórczą. Kolejnym krokiem jest kontrola realizowanych zadań, która nie pojawia się w niemal analogicznej Metodzie Trzos.
Zasada Trzos
Metoda ta idealnie sprawdza się podczas planowania zadań, których wykonanie ma nastąpić w stosunkowo krótkim czasie. Click To Tweet Kolejne kroki jej stosowania wyznaczają kolejne litery słowa “Trzos: znajdującego się w nazwie. Są to więc: terminy zadań, które należy odnotować; ramy czasowe potrzebne do ich wykonania; zaplanowanie rezerwy czasu; ograniczenie działań niezwiązanych z danym zadaniem oraz skontrolowanie efektów wykonanej pracy.
Organizacja dnia
Organizacja dnia to tak naprawdę metoda, w której zamknąć może się większość z technik zarządzania czasem. Click To Tweet W tradycyjnym ujęciu jednak odnosi się ona wyłącznie do planowania przez jednostkę kolejności zadań jakie ma do wykonania i możliwie jak najbardziej efektywnego sposobu ich realizacji.
Stosowanie właściwych przerw
Stosowanie właściwych przerw jako metoda odnosi się do badań nad efektywnością naszego mózgu w czasie wzmożonej pracy intelektualnej oraz do zapotrzebowania organizmu na składniki odżywcze w czasie pracy fizycznej. Stosowanie optymalnych przerw w obydwu przypadkach ma być okazją wzmocnienia się poprzez spożycie posiłku, wypicie napoju oraz szansą na chwilowy odpoczynek. Ważne, by przerwy były stosowane regularnie.
Delegowanie zadań
Delegowanie zadań to metoda zarządzania czasem, na której wykorzystanie pozwolić mogą sobie jedynie nieliczni, bo zazwyczaj są to osoby piastujące stosunkowo wysokie stanowiska w przedsiębiorstwach. Te, określając priorytety winny rozpatrzyć jakich zadań należy dopilnować osobiście, a które można powierzyć podległemu personelowi.
Metoda rezerw czasowych
Metoda ta pozwala na uniknięcie stresu poprzez pozorne odsunięcie w czasie tzw. deadline, choć właśnie często przez krótki termin wyznaczony na wykonanie zadania jej wprowadzenie w życie bywa niemożliwe. Metoda rezerw czasowych zakłada, że planując poświęcanie się jakiemukolwiek zadaniu powinniśmy doliczyć do niego czas, który poświęcimy na rozwiązanie problemów, jakie mogą pojawić się w trakcie jego wykonania.
Wyznaczanie priorytetów
Wyznaczanie priorytetów jest metodą łudząco podobną do Matrycy Priorytetów, bowiem cel stosowania obydwu wydaje się być taki sam. Wyznaczanie priorytetów może być jednak rozumiane także jako umiejętność, jaką powinien posiadać każdy dobrze zorganizowany pracownik, by wykonać powierzone mu zadania w odpowiednich ramach czasowych.
https://www.youtube.com/watch?v=mhfitm1PVts
Na co tracimy czas w pracy?
Jak pokazują badania, tym co najczęściej pochłania czas, negatywnie wpływając na naszą efektywność w pracy są: rozmowy telefoniczne, nieplanowane wypadki (w tym nieoczekiwane pojawianie się interesantów), zebrania, niewłaściwy sposób segregowania dokumentów i organizacji stanowiska pracy. Współcześnie wśród nich coraz częściej na pierwszy plan wybija się czas spędzany przez pracowników na portalach społecznościach lub sklepach internetowych.
Zarządzanie czasem nie jest umiejętnością, z którą przychodzimy na świat, ale należy do tych, których wciąż winniśmy się uczyć. Odpowiednie planowanie zadań przynosi korzyści nie tylko firmom i pracodawcom lecz także pracownikom, którzy poprzez efektywną i skuteczną pracę zyskują możliwość awansu i związanej z nim podwyżki.
Wasze ostatnie komentarze