Sztuka wyboru – umiejętność podejmowania decyzji

Siadając przed komputerem w celu napisania tego tekstu, dokonałam konkretnego wyboru. Celowo i świadomie podjęłam decyzję co do tematu, o którym zamierzam napisać, oraz czas i miejsce gdzie będę formułować poszczególne zdania. I właśnie tak należałoby zdefiniować pojęcie decyzji, która ni mniej ni więcej oznacza, nie losowe ale właśnie celowe wybranie jednej z co najmniej dwóch alternatyw, opcji, które przed nami stoją. Co więcej, można śmiało stwierdzić, iż nie tylko dokonałam wyboru, ale także stanęłam przed koniecznością rozwiązania problemu decyzyjnego, którym nazywamy różnicę pomiędzy tym co jest zastane a stanem pożądanym. Przekładając to na moją sytuację: musiałam zastanowić się nad sposobem zagospodarowania wolnego popołudnia, mając na uwadze kilka możliwości: przeczytania książki, przygotowania się do zajęć, zrobienia zakupów i wreszcie napisania niniejszego tekstu. Dokonałam takiego a nie innego wyboru, nie poprzez grę w nożyczki i kamień, ale poprzez ocenę poszczególnych wariantów i refleksję nad tym, co tak naprawdę wydaje się w tym momencie kwestią najbardziej racjonalną.

Podobnie działają decydenci w firmach, właściciele przedsiębiorstw czy managerowie. Nie podejmują decyzji na podstawie widzimisię, humoru czy wróżenia z fusów kawy. Każdy krok, który przychodzi im postawić jest wywarzony, przemyślany oraz oparty na wielu przesłankach. Nie mogłoby być tak naprawdę inaczej, ponieważ wymienieni powyżej podejmują zbyt wiele decyzji, które są kwestiami kluczowymi dla całych firm.

Na co dzień, borykają się jednak z wyborami, które nie niosą ze sobą szczególnie dużego ryzyka, a są to decyzje operacyjne. Dotyczą zazwyczaj dość prostych i błahych spraw, do których istnieją jasno zapisane procedury postępowania. Takie decyzje często określane są jako te dające bardzo duże prawdopodobieństwo osiągnięcia rezultatu i dotyczą sytuacji wręcz nagminnie zdarzających się w większości zakładów: zamówienie konserwatora sprzętu elektrycznego do firmy, czy choćby uwzględnianie przyjętych reklamacji. Istnieją także decyzje taktyczne, które dotyczą znacznie dłuższego okresu czasu, a mianowicie sytuacji z przeciągu całego roku. Cechują się mniejszą pewnością osiągnięcia zamierzonego celu, a dotyczą kwestii związanych z planami znacznie bardziej dalekosiężnymi niż przy decyzjach operacyjnych. Możemy tutaj zaliczyć takie kwestie jak ustalanie budżetu na kolejny rok, czy też przydział środków finansowych na poszczególne projekty. Istnieje także grupa decyzji strategicznych, które należą do najbardziej ryzykownych, oraz tych, o dość niewysokiej procentowości rezultatu. Zaliczymy tutaj decyzje niezwykle istotne dla przedsiębiorstwa, dotyczące kwestii związanych z rozwojem firmy, jej kierunkiem działania, czy chociażby zmianą wizerunku.

Określiliśmy już z jakimi problemami przyjdzie nam się zmierzyć, a więc możemy przejść do tematyki może nieco bardziej praktycznej, a mianowicie samego procesu podejmowania decyzji. Innymi słowy zastanówmy się jak właściwie dokonać wyboru. W celu podjęcia trafnej decyzji, warto przede wszystkim zdać sobie sprawę, jakie etapy pomogą nam wybrać warianty rzeczywiście odpowiednie i trafne.

1.      Faza rozpoznania.

Podczas tego etapu warto zadać sobie pewne podstawowe pytania, które wyklarują nam problem i pozwolą zastanowić się jak najlepiej do niego podejść. Przemyślmy zatem: czego dotyczy nasza problematyczna kwestia, z czym przyjdzie nam się za chwilę zmierzyć. Czy to właśnie my sami, czy może również inne osoby są odpowiedzialne za rozwiązanie niepewnych spraw czy sytuacji. Warto także zatrzymać się chwilę przy kwestiach związanych z ilością czasu niezbędną do osiągnięcia zamierzonego rezultatu, a także czasami z miejscem, gdzie powinno dojść do osiągnięcia celu.

2.      Faza projektowania.

Kiedy już uporamy się z identyfikacją podstawowych faktów związanych z naszym problemem, czas na przejście do fazy poszukiwania konkretnych rozwiązań.

Przede wszystkim skupmy się na wyodrębnieniu jak największej liczby możliwych rozwiązań naszej sytuacji, kiedy zaś dojdzie to do skutku, opracujmy kryteria, które posłużą nam do oceny poszczególnych pomysłów, tak aby w końcu dokonać ewaluacji każdego z rozwiązań. No dobrze, tylko co powinno posłużyć za kryteria oceny pomysłów. Wszystko oczywiście zależy od konkretnej sytuacji, nie mniej jednak istnieją pewne jasno określone ramy, którymi powinniśmy się poruszać. Warto wziąć pod uwagę:

• łatwość wykonania, realizacji;
• szybkość, terminowość;
• ograniczone ryzyko;
• ekonomiczność (nakłady finansowe współmierne z wynikami).

Jeśli wszystko dojdzie do skutku, to pozostaje mi tylko pogratulować, ponieważ szczęśliwie dobrnęliśmy wspólnie do trzeciego, końcowego już etapu.

3.      Faza wyboru.

To czas na refleksję, która z propozycji spełnia najlepiej wytypowane przez nas kryteria, oraz czy jest zarazem możliwa do realizacji i to w terminie, na który możemy sobie pozwolić. Chwila przekazania podjętej decyzji do realizacji jest uznawana za moment zakończenia etapów procesu podejmowania decyzji.

Można by powiedzieć, proces podejmowania decyzji to bynajmniej nic odkrywczego, i zgodzę się z tym, ale tylko wówczas kiedy nie mamy na myśli losów: pracowników, działów czy całych przedsiębiorstw. Wówczas bowiem, podjęcie, wydawałoby się naprawdę błahej decyzji może mieć kolosalny wpływ na działanie całej firmy, a tym samym na kwestie związane z rentownością spółki, zatrudnieniem czy wizjami na przyszłość. Biorąc pod uwagę powyższe czynniki, warto jednak znać mechanizmy jakimi winniśmy się kierować przy rozwiązywaniu problemów.