Efektywne zarządzanie sobą w czasie

„Kto nie ma czasu, jest biedniejszy niż żebrak”
Przysłowie nepalskie.

Efektywne zarządzanie czasem to jedna z kluczowych umiejętności ludzi chcących osiągnąć relatywnie więcej niż inni w jednakowej jednostce czasu. Czas, jak powszechnie wiadomo, jest naszym największym kapitałem – umiejętnie nim dysponując możemy osiągnąć wielkie i ambitne cele. Kapitał ten możemy równie łatwo jednak trwonić – nawet w przypadku, gdy chcemy efektywnie go wykorzystać, to jednak poprzez poprzez braki w umiejętnościach oraz technikach radzenia sobie z założonymi do wykonania zadaniami będziemy jedynie się irytować podczas stresujących chwil podczas pracy. Niektórzy ludzie potrafią w ciągu tego samego czasu, jakim dysponujemy, zrobić znacznie więcej, znacznie sprawniej i z lepszym efektem. Jak oni to robią, od czego zależy ich niezwykła umiejętność? Czy są bardziej pracowici od nas? Jest to niewątpliwie część prawdy, lecz nie całość – faktem jest że tacy ludzie po prostu efektywniej dysponują tym czasem, który posiadają. Tego natomiast może nauczyć się każdy.

Zasady i reguły postępowania na drodze do zwiększenie efektywności wykorzystywania czasu są dosyć proste i oczywiste. Cała zasada opiera się na kilku zadaniach, lub też punktach jakie należy spełnić zanim przystąpimy do wykonania danej czynności. Pod pewnymi względami przypomina to metodykę pracy – zbiór reguł dających maksymalną szansę na wykonanie zadania.

Aby zobrazować tą ideę, najłatwiej jest sobie wyobrazić zapracowanego właściciela firmy siadającego do wymagającej i angażującej całą uwagę pracy. Zadanie jest trudne, i wymaga skupienia. Właściciel jednak zdaje sobie sprawę z tego, iż zadanie musi zostać wykonane. Jednak jednocześnie brakuje mu umiejętności do sprawnego zorganizowania sobie pracy. Zatem siada do jej wykonania i po już kilku minutach dzwoni do niego telefon. Jak się okazuje, wszystkie, nawet najmniej ważne w tym momencie sprawy są kierowane przez sekretarkę właśnie do niego. Koncentrację, którą udało się mężczyźnie uzyskać na początku pracy właśnie znika, gdyż zostaje rozproszone przez inne czynności. Marnuje w tym momencie czas na zbędne, w kontekście już wykonywanej czynności, zadania. Gdy ponownie udaje mu się skupić na ważnej pracy, okazuje się, że właśnie w tym momencie księgowa potrzebuje mieć podpisane dokumenty. Kolejna przerwa w pracy, kolejne minuty zmarnowane na coś, co można było przełożyć, znowu stracony czas na ponowne skoncentrowanie uwagi na pracy. Czy ten opis coś przypomina? Czego brakuje mężczyźnie z powyższego przykładu? Jak mógł rozplanować swoją pracę?

Po pierwsze, powinien zdawać sobie sprawę z faktu, iż nikt nie powinien zajmować się wszystkimi sprawami. Mądry i przewidujący właściciel firmy, lub osoba kierująca zespołem powołanym do wykonania jakiegoś projektu powinna wiedzieć, jak oddelegować zadania innym pracownikom. Następnie powinien uprzedzić współpracowników, że ma do wykonania ważne i aktualnie najistotniejsze zadanie, i w podanym przedziale czasowym nie życzy sobie aby mu przeszkadzano. Dzięki temu taki człowiek zapewnia sobie wcześniej dogodne warunki do wymagającej pracy.

Istnieje pięć podstawowych punktów które należy brać pod uwagę chcąc efektywnie organizować swój czas:

• Założenie podręcznego notesu w którym zapisane zostają wszystkie najistotniejsze terminy, daty, telefony, kontakty;
• Sporządzenie listy czynności które muszą być wykonane, niezależnie od ich charakteru (nie ważne czy chodzi o wykonanie telefonu czy sporządzenie dokumentów);
• Skorzystanie z macierzy Eisenhowera – ustalenie priorytetów czynności do wykonania;
• Następnie należy ustalić wstępnie czas wymagany do zrealizowania zadania;
• Ostatnią czynnością jest ustalenie wykonywania poszczególnych czynności według przyjętej chronologii wynikającej z ustalonych priorytetów w planie dniowym oraz tygodniowym;

Dzięki takiemu podejściu do kwestii organizowania swojego czasu który poświęcić chcemy na pracę znacznie podniesiemy efektywność poszczególnych etapów jej wykonywania. Tak jak wspomniałem wcześniej ważną rolę odgrywa delegowanie zadań, co oznacza przekazanie odpowiedzialności na ludzi zaufanych. Zwiększenie kompetencji innych ludzi odciąża naszą pracę, co może pozytywnie wpłynąć na całość wykonywanej przez zespół pracy.

„Każda praca jest możliwa do wykonania jeśli podzielić ją na małe odcinki.”

Abraham Lincoln

Tak jak czytamy w przysłowiu, każda praca może zostać wykonana, o ile została dobrze zaplanowana. Istotnym elementem każdego projektu nad którym pracujemy bądź przyjdzie nam pracować jest rozbicie go na elementy tak drobne, że każdy z osobna wydaje się śmiesznie łatwy do wykonania. Im prostsze postawimy przed sobą zadania (niezależnie od poziomu skomplikowania końcowego rezultatu) tym łatwiej jest zmotywować się do podjęcia pracy oraz większe jest prawdopodobieństwo że faktycznie zdołamy podołać zadaniu. Metoda ta nosi nazwę KISS (różnie tłumaczone, od angielskich słów – „keep it simple, stupid”, „keep it sophisticatedly simple” i inne) która doczekała się polskiego odpowiednika – Buzi – „Bez Udziwnień Zapisu, Idioto”. Jak łatwo się domyśleć, reguła pochodzi ze środowiska informatycznego, i dotyczyła niegdyś zagadnień prostoty kodu programistycznego.

Dobrym przykładem tego typu podejścia do problemu jest zagadnienie nauki języków obcych. Uważanym za jeden z najtrudniejszych języków na świecie, język japoński, jest praktycznie niemożliwy do opanowania bez wcześniej przyjętej i konsekwentnie wykonywanej metodyki pracy. Uczenie się od czasu do czasu, z próbami przyswajania ogromnych ilości wiedzy sporadycznie jest wyłącznie marnowaniem swojego czasu i energii. Podstawowym zagadnieniem jest nauka słownictwa – najefektywniej jest zacząć od wszystkich przedmiotów i wydarzeń codziennych najbliższych nam i nazywać je właśnie w obcym języku. Powszechność styczności z danym zjawiskiem pomoże w powtarzaniu najistotniejszych zwrotów. Konieczne jest również posiadanie notesu i zapisywanie własnych spostrzeżeń, myśli, usłyszanych zwrotów też w tym języku, którego się uczymy.

Inną metodą sprawdzającą się przy nauce obcego języka to np. word tree. Polega ona mianowicie na napisaniu na kartce papieru słowa kluczowego i obrysowanie go kołem. Następnie w pobliżu pierwszego słowa dopisujemy kolejne, mające powiązanie logiczne z każdym kolejnym – i tak do słowa bank dopiszemy pieniądze, do słowa pieniądze portfel, do słowa portfel dopiszemy kieszeń albo torebka. I tak dalej, aż do pewnego ustalonego momentu kiedy uznamy że słów jest wystarczająco dużo. Jak widać jest to podejście metodyczne, ułatwiające zapamiętywanie dzięki logicznym powiązaniom pomiędzy słowami. Większość osób uczących się języków obcych stosuje właśnie tą zasadę. Kolejną możliwością pokazującą, w jaki sposób metodyka pracy wpływa na jakość uczenia się języków obcych to metoda flip cards, czyli odwracanych karteczek. Na każdej ze stron zapisujemy jedno i to samo słowo, lecz w różnych językach – po jednej stronie słowo w naszym języku a po drugiej w obcym. Dzięki tej metodzie zyskujemy – materiał, który kumulowany w czasie pozwoli nam zorientować się, jakie słowa już znamy lub powinniśmy znać, oraz doskonały materiał powtórzeniowy.

Dzięki przyjęciu odpowiednich technik zwiększający potencjał naszej pracy, możemy w identycznym jak wcześniej przedziale czasowym wykonać o wiele więcej zadań, ewentualnie jej poszczególnych etapów lub wykonać tą samą pracę lecz lepiej. Przyjęcie określonych zasad postępowania pomaga nie tylko w życiu zawodowym, ale w każdym aspekcie codzienności. Rozsądne planowanie czynności to bowiem rozsądne zarządzanie najwartościowszym kapitałem jaki posiadamy – naszym własnym czasem.